موضوع هام جدا لادارة المدارس والتوجيه المالي
الدورة المستندية للشهادات الدراسية من وقت استلامها مرورا بتسليم الطالب والارتجاع للباقي
الشهادات الدراسية تعتبر سلسة من عدة حلقات ترتبط بعضها  ببعض
أولا:
عند الصرف من المخازن:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(1) الشهادات الدراسية تسلم للمدرسة في العام التالي للنجاح وبناء علي ذلك  استمارة النجاح مدة صلاحيتها سنة  تظل استمارة النجاح صالحة الاستخدام لمدة سنة فقط
(2) يتم استلام الشهادات من المخازن باذن صرف مرفق به كشف بعدد الشهادات  
(3) يضاف الاذن بدفتر ا مخازن حكومة  وترفق صورة من اذن الاضافة مع اذن الصرف  (4) يضاف الاذن  بدفتر 3 مخازن حكومة ويترك عدد من الصفحات البيضاء حسب عدد الشهادات لكي يتم الخصم منه
(5)  يرفق صورة من بذن الصرف  بصورة من اذن 1 مخازن حكومة  معهم الكشوف المسلمة للمدرسة ويحفظ بملف لحفظ المستندات المالية
(6) يدرج  بكشف الدمغة الشهري الرصيد السابق والوارد الحالي والمنصرف ثم الرصيد الحالي بكشف الدمغة شهريا
ثانيا:
عند التسليم للطالب :
ــــــــــــــــــــــــــــــ
(1)  يتقدم الطالب بطلب لسحب الملف ان لم يكن قد سحبه ومستوفي طابع التعليم قيمته 1ج ولا يتم تحصيل مبالغ نهائيا من الطالب مقابل الشهادة
(2)  يتم توقيع الطالب بدفتر 39 شهادات ويوقع الطالب بالدفتر اما م اسمه
(3)  يتم الخصم من دفتر 3 مخازن حكومة
(4)  مدة حفظ الشهادات الدراسية بالمدرسة اربع سنوات من تاريخ ورودها بالمدرسة ويتم الارجاع باذن ارتجاع الي الادارة
  ثالثا :
عند الارتجاع الي الادارة  :
   ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
  (1) يتم تحرير اذن ارتجاع بالعدد المطلوب ارتجاعه والذي تعدت مدة حفظه بالمدرسة اربع سنوات من تاريخ ورودها للمدرسة
(2)  يتم الخصم من دفتر 3 مخازن حكومة اجمالا  بناء علي اذن الارتجاع
(3) يتم التأشير في دفتر 39 شهادات  امام الاسماء  بما يفيد بارتجاع الشهادات الي الادارة
(4)  يتم مطالبة الادارة بصورة من الاضافة بدفاتر 1 مخازن حكومة الخاصة بالادارة
(5)  يتم ارفاق صورة من اذن الارتجاع بصورة من اذن 1 مخازن حكومة وحفظها بملف الحفظ