في أولى الخطوات الجادة في التحول الرقمي للمعاهد الأزهرية فقد تم نشر نظام إدارة شئون الطلاب بالمعاهد الأزهرية على شبكة الإنترنت عن طريق مركز المعلومات بقطاع مكتب شيخ الأزهر وبالتعاون مع مركز البيانات بالأمانة العامة للمجلس الأعلى للأزهر الشريف، على الرابط التالي:
https://azhar.gov.eg
ويهدف المشروع في بداية التشغيل إلى تسجيل بيانات الطلاب بالمعاهد الأزهرية بالرقم القومي وتسجيل غياب الطلاب الشهري.
سيتم توزيع اسم مستخدم وكلمة مرور لكل معهد (التوزيع من خلال وحدة المعلومات). وسنوافيكم بها قريبا.
يوجد قاعدة بيانات للطلاب مسجلة بكل معهد بالفعل ولكل صف دراسي لكن بحاجة إلى مراجعة.
ويتولى مركز المعلومات والجهات التابعة له فنياً اختيار "رائد التحول الرقمي" من أحد العاملين بكل معهد أزهري.
وتقوم إدارة المعلومات بالمنطقة الأزهرية ووحداتها بالإدارات التعليمية بتقديم الدعم الفني والتدريب لهؤلاء الرواد.
قيام إدارة كل معهد بترشيح من تتوافر فيه الشروط.
يتولى مدير الإدارة التعليمية ومسئول وحدة المعلومات بها اختيار أفضل المرشحين من كل معهد بالتنسيق مع إدارة المعلومات بالمنطقة الأزهرية.
المطلوب أولا مراجعة بيانات الطلاب والتأكد من تسجيل جميع الطلاب وبرقم قومي صحيح.
في حالة وجود خطأ بالاسم أو الرقم القومي نقوم بالتعديل من خلال أمر تعديل الموجود أمام اسم الطالب.
في حالة وجود طالب مسجل بقاعدة البيانات وغير موجود بالمعهد فيتم استبعاده من خلال أمر استبعاد الموجود أمام اسم الطالب.
في حالة إضافة طالب للمعهد نستخدم أمر (أضف طالب إلى الصف الدراسي).
يرجى التأكيد على الانتهاء من تسجيل بيانات طلاب الشهادة الثانوية والإعدادية أولاً ثم بيانات طلاب باقي صفوف النقل.
على مدير الإدارة التعليمية متابعة المعاهد التي تقع في نطاقها وأي تقصير أو إهمال أو تأخير في تنفيذ التعليمات فإنه يتحمل المسئولية مع شيخ المعهد.