تلقت مديريات التربية والتعليم الموجودة بجميع المحافظات ، خطابا رسميا من اللواء حسام أبوالمجد رئيس القطاع الفني لشئون مكتب وزير التربية والتعليم ، اتخاذ الإجراءات اللازمة للاستعداد لامتحانات الشهادتين الابتدائية والإعدادية ، في ضوء توجيهات الوزير بميكنة الاعمال بالمديريات والإدارات التعليمية وخاصة الأعمال المتعلقة امتحانات الشهادات الابتدائية والاعدادية.

حيث شدد أوصى الخطاب الرسمي بسرعة الانتهاء من مراجعة و تدقيق بيانات الطلاب بالمرحلتين الابتدائية والإعدادية ، وذلك من خلال التطبيق الإلكتروني لاستمارة التلميذ عبر البوابة الالكترونية لمركز معلومات الوزارة .

كما شدد الخطاب على طباعة كشوف 12د الخاصة بالطلاب المتقدمين لامتحان الشهادة الابتدائية والاعدادية من خلال الموقع الالكتروني لاستمارة التلميذ ومراجعتها واعتمادها وتسليمها إلى لجنة النظام والمراقبة التابعة لها المدرسة لاعتماد تسليم الكشوف إلكترونيًا.

كما أوصى الخطاب بأن يتضمن تشكيل لجان النظام والمراقبة للشهادتين الابتدائية والإعدادية عضوا او أكثر حسب حجم العمل باللجنة ، يكون تابعا لإدارة الإحصاء بالمديريات والادارات التعليمية للتنسيق والقيام بالأعمال الإلكترونية اللازمة.

وأكد "أبو المجد" في خطابه على إلغاء العمل نهائيا بكشوف 12د الورقية واستلام كشف 12 د الالكترونية من المدارس ومراجعتها ثم تسليمها لعضو الإحصاء باللجنة للقيام بعملية الاعتماد الإلكتروني للكشوف من خلال التطبيق المخصص لذلك و بإستخدام كلمة السر الخاصة بها ، واستلام اسطوانة البيانات التفصيلية للتلاميذ بكافة المدارس التابعة للجنة ، والتي تم اعتماد تسليم كشوف 12 د الالكترونية الخاصة بها ، وذلك بالتنسيق بين عضو الاحصاء باللجنة والادارة العامة لنظم المعلومات ودعم اتخاذ القرار ، واستخدام هذه البيانات في كافة الاعمال المكلفة بها اللجنة .

وشدد الخطاب على التأكيد على ان يكون مصدر البيانات الوحيد للجان النظام والمراقبة للشهادتين الابتدائية والاعدادية هو قاعدة البيانات المركزية للتلاميذ ، ومن خلال الاسطوانة التي سوف يتم تسليمها إليهم عن طريق الادارة العامة لنظم المعلومات ودعم اتخاذ القرار المشار اليها ، وفي حالة المخالفة يتعرض المخالف للمساءلة القانونية

وطالب الخطاب بموافاة الادارة العامة لنظم المعلومات ودعم اتخاذ القرار بأرقام جلوس الطلاب ، وكذلك نتائج الامتحانات للفصلين الدراسيين كلا في حينه ، وفقا لبيانات الطلاب المسجلة على الاسطوانة المشار اليها.