سؤال من احد المستشارين بالنيابة الادارية لزميل موجه مالي
هل يجوز ان يسجل امين التوريدات بدفتر3مخازن حكومة بالقلم الرصاص واذا كان لايجوز اين الدليل؟
الاجابة
أولا:
لايجوز ان يستخدم القلم الرصاص للقيد بدفتر 3 مخازن حكومة لآنه سهل المسح ويتأثر بعوامل الزمن والجو وهذا الدفتر مستديم ليس له مدة استخدام ويظل الرجوع الية لعشرات السنوات وربما تمسح الارقام مع طول المدة
ثانيا :
الدليل :
نستشهد بما ورد بالدفاتر الاخري والتي مدة حفظها تقل بكثير عن مدة استخدام دفتر 3 مخازن حكومة
(1) نص المادة 258 من لائحة المخازن.:
.............. وتصرف الاصناف بموجب طلب (استمارة رقم 11 حسابات ) يكتب بالقلم الكوبيا بشكل واضح من أصل وصورتين او اكثر حسب الحالة ويستعمل في كتابته الكربون ذو الوجه الواحد علي انه اذا زاد عدد الصور علي اثنين فانه يمكن كتابة الصورة الثالثة بالقلم الكوبيا ويكتب عليها اقرار بأنها صورة طبق الاصل
ثانيا:
(2) نص المادة 79 من لائحة المخازن
التصحيح والكشط والتحشير:
المحووالكشط والتحشير في الدفاتر والمستندات ممنوع قطعيا وكل تصحيح يقتضي اجراؤه يعمل بالمداد الاحمر ويوقع امامه الموظف المسئول ورئيسه المباشر مع اثبات التاريخ تحت كل توقيع
ثالثا:
ماورد بكتاب دليل المدرسة للآعمال المالية الباب الثاني الفصل الثالث عشر طبعة الوزارة
(1) الفصل الثالث عشرأعمال القيد والحفظ صــ146
دفتر الوارد :
(ج) يكون القيد في هذا الدفتر بالمداد او القلم الجاف الازرق او الاسود
(د) ممنوع الكشط او المحو او التحشير عند قيد المكاتبات وتصحح الاخطاء في القيد بالمداد او القلم الجاف الاحمر ويوقع من المختص جانبه
(2) طريقة استعمال الدفاتر ذات القيمة الباب الثاني الفصل الرابع صــ57
طريقة تحرير ايصالات التحصيل :
............ مع استعمال اقلام الحبر الجاف ذات اللونين الاسود والازرق فقط...........
(3) تجديد دفاتر العهددة (118 ع.ح) 3 مخازن حكومة حاليا الباب السادس الفصل العاشر صـــ268
طريقة نقل عهدة من دفتر الي أخر:
2 - بعد ان تتم عملية النقل يثبت في أعلي الصفحة الاولي( وليس علي غلافه) محضرا يكتب بالمداد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ويعتمده (ناظر المدرسة ) حاليا المدير موضحا به أسباب نقل أصناف الدفتر والجهة المرخصة بالنقل
الخلاصة:
هذه جميعا قرائن علي عدم قانونية استخدام القلم الرصاص نهائيا بالدفاتر المخزنية ومنها دفتر 3 مخازن حكومة ...
أ/ جمال علام